Para criar este guia sobre como usar um assistente virtual em seu negócio, conversei com Jane de Vos, que desenvolveu seu negócio de assistente virtual a gerente de negócios online e até Diretora de Operações.
Jane costumava ser minha assistente virtual e me ajudou a construir a Alegria dos Negócios e Aventuras em Produtos.
Costumo recomendar contratar um assistente virtual como uma das primeiras etapas para liberar seu tempo quando você tem uma ou duas pessoas tentando crescer. Dica principal – a outra terceirização que recomendo nesta fase é o contador.
Neste vídeo, Jane fala sobre como funciona um assistente virtual e as diferentes maneiras de envolvê-los. E conversamos juntos sobre as diferentes coisas que você pode delegar a um assistente virtual, além de como tirar o melhor proveito delas.
Como usar um assistente virtual com Jane de Vos
Transcrição do vídeo (outra coisa que você pode usar um assistente virtual para organizar para você)
Júlia Chanteray
Olá pessoal. Esta sou eu, Julia com Jane DeVos, que é minha gerente de negócios online e faz muitas coisas brilhantes para mim. E eu queria falar com Jane hoje sobre assistentes virtuais, gerentes de negócios online, como tudo funciona e como essas pessoas podem ser úteis para você em sua jornada de produto.
Então, Jane, primeira pergunta, vamos começar pelos assistentes virtuais. O que é um assistente virtual? E como tudo funciona?
Jane de Vos
Então, assistente virtual é alguém que trabalha remotamente, normalmente, principalmente no mundo de hoje, e normalmente é contratado e faz administração e adora todas as partes chatas. Normalmente, o que os empresários não gostam de fazer, a organização, o administrador, é aí que entra o assistente virtual.
E normalmente, onde eles começariam é dar uma olhada, por exemplo, no gerenciamento da agenda, no atendimento ao cliente, se você está vendendo ou comprando produtos, eles podem ser o seu atendente. Então esse é provavelmente o ponto de partida normal.
Júlia Chanteray
OK. E você se considera um gerente de negócios online, qual é a diferença entre um VA, um assistente virtual e um gerente de negócios online?
Jane de Vos
Ok, então um VA normalmente trabalha com mais de um cliente, é muito raro que você tenha um VA em tempo integral em sua equipe quando está começando, a menos que quando você expandir e, claro, você gostaria de obter um VA completo. tempo. Portanto, um VA tem um mix de clientes que eles gerenciam por conta própria. E eles trabalham com base no regime de repartição ou com remuneração. E eles estão muito focados na tarefa. Então, como mencionei sobre gerenciamento de agenda, marcação de reuniões, criação de lead magnets, sobre o que falaremos mais tarde. E postagens nas redes sociais. Os gerentes de negócios online concentram-se nos projetos como um todo. Eles podem cuidar das equipes. Assim, para os empresários, eles se tornam o nível intermediário. Para que o CEO ou o empresário não tenha que lidar com as coisas do dia a dia. É o que acontece em qualquer ambiente de escritório.
Júlia Chanteray
Então, o gerente de negócios online seria mais parecido com um gerente de escritório em um ambiente tradicional, ele resolveria, em uma situação de equipe, quando as pessoas estavam saindo de férias ou de férias, é esse tipo de coisa? Mas esta seria a versão online disso.
Jane de Vos
Então, um pouco, a forma como eu trabalho é que haverá um VA parecido com todo o lado administrativo do escritório, e então vou me concentrar nos projetos e na entrega de novos produtos. Sim, contratar pessoas, reestruturar equipes, etc. Então é mais como a contratação, o lado do gerenciamento de projetos.
Júlia Chanteray
OK. Então, seria alguém que está um pouco mais adiantado na jornada de negócios, e talvez tenha uma equipe ou tenha muitas coisas complicadas acontecendo e projetos diferentes. Sim. Ok, isso faz sentido. Sim. Não sabia disso. Obrigado. E existem diferentes tipos de assistentes virtuais ou diferentes tipos de gerentes de negócios online?
Jane de Vos
Sim. Portanto, dependendo da formação de uma pessoa. Por exemplo, trabalho com um VA especializado em mídia social. Ela adora qualquer coisa relacionada às mídias sociais. Então, criar mídia social, agendá-la, criar folhetos realmente sofisticados e iscas digitais. Isso é coisa dela, ela ainda se autodenomina VA. Então você tem o outro lado, onde você tem um VA técnico que poderia cuidar do seu site, gerenciando o lado do comércio eletrônico se você estiver vendendo produtos.
Júlia Chanteray
Portanto, definitivamente existem especialidades diferentes e custam quantias diferentes de dinheiro?
Jane de Vos
Sim. Então, eu diria a taxa média no Reino Unido. Acho que na semana passada o assunto assistentes virtuais publicou sua pesquisa anual, que está no 12º ano. Portanto, a taxa média é de £ 27,17. Que aumentou nos últimos dois anos, de £ 25. Normalmente começando, eu diria £ 25 libras no momento por um VA normal e genérico. Se fosse algo mais especializado, seria de £ 35 a £ 40.
Júlia Chanteray
Sim, isso faz sentido. E para um gerente de negócios online, acho que isso tem mais responsabilidade. Então esse custo seria mais alto?
Jane de Vos
Sim. Normalmente, os gerentes de negócios começam com £ 55 ou mais, dependendo do que precisam fazer.
Júlia Chanteray
Sim, isso faz sentido. Então, vejamos os tipos de tarefas que um empresário ocupado pode querer pedir a um assistente virtual durante a transição para um negócio baseado em produtos. E muitas pessoas com quem trabalho vêm de uma empresa de serviços, para começar, estão ocupadas vendendo seu tempo por dinheiro. E eu recomendo que eles procurem a ajuda de um assistente virtual para liberar um pouco de seu tempo fazendo isso. Para que eles tenham algum tempo para trabalhar em seu produto. E você tem experiência com isso, como seria na prática?
Jane de Vos
Provavelmente todo mundo já fez o exercício da zona de genialidade com você. Sim, seria uma lista de coisas que as pessoas têm na lista “Tenho que fazer isso, mas realmente não gosto de fazer isso”, que normalmente é organizar suas caixas de entrada, ter procedimentos operacionais padrão e como as coisas estão feitas. Gerenciamento diário, contato com clientes, organização de reuniões, organização de eventos, esse tipo de coisa que um VA poderia fazer facilmente sem tanto conhecimento.
Júlia Chanteray
Então você pode ficar preso a esse tipo de coisa que consome muito tempo do administrador. E na sua experiência de trabalhar com muitas pessoas, por quanto tempo um pequeno empresário, digamos que uma pessoa em uma empresa vem de uma empresa de serviços, eles estão um pouco ocupados. Quanto tempo eles economizariam em uma semana ou um mês?
Jane de Vos
Eu diria. Para quem está começando, eu recomendaria fazer uma contenção. Então, qualquer coisa entre 10 a 20 horas por mês, para começar, para revisar todas as atividades e depois normalmente voltar pelo menos um dia por semana, quando não estão resolvendo sua própria administração.
Júlia Chanteray
OK. E que tipo de coisas as pessoas dizem quando você ou um de seus amigos VA entra e começa a fazer esse trabalho e tirá-lo dos ombros do empresário, que tipo de coisas as pessoas dizem?
Jane de Vos
Quanto mais tempo eles têm, que não sabiam disso, como se regras pudessem ser configuradas, você sabe, no Gmail ou no Outlook, você sabe, onde as coisas saem automaticamente da sua caixa de entrada. Então você não tem, você não está vendo 5.000 e-mails por dia. Você sabe, você poderia ter rótulos como este, Julia, isso é para você agir, é isso que você está esperando. E é isso que o seu VA está resolvendo, sabe, então você não precisa ver que já traz aquela calma quando você faz o login, que está tudo resolvido.
Júlia Chanteray
Então você acha que isso ajuda as pessoas no gerenciamento da atenção também, se você estiver passando, diga a caixa de entrada do e-mail deles, ou você passa pelo LinkedIn para mim, então não preciso prestar atenção no LinkedIn, nem tem que olhar para isso. Mas se houver algo urgente, você pode apontar.
Jane de Vos
Exatamente. Sim. Isso evita que o cérebro das pessoas se esgote, para que possam se concentrar nas partes que precisam e aproveitar. Sim.
Júlia Chanteray
Ok, isso faz sentido. Eu também gosto de usar a zona de genialidade porque há muitas coisas nas quais não somos muito bons ou somos bons nisso, mas não gostamos muito. E o que você está dizendo é isso pelas coisas que eu realmente não gosto, ou nas quais não sou muito bom. Existem pessoas por aí que realmente gostam disso e são muito melhores nisso.
Ok, então como um VA poderia ajudar a criar as primeiras partes do ecossistema do produto, se alguém quisesse fazer um lead magnet e/ou um simples produto de viagem.
Acho que há um certo mito sobre o qual as pessoas falam, que vejo escrito na internet junto com todos os outros mitos da internet, de que você pode simplesmente abrir um negócio de produtos, especialmente um negócio de produtos digitais, e obter um VA para faça tudo. E não tenho certeza se esse é realmente o caso, você pode simplesmente dar tudo a eles.
Jane de Vos
Então eu diria que a ideia viria do empresário com uma espécie de esboço. Por exemplo, um lead magnet ou alguma mini coisa que todos eles têm em seu site, o VA poderia então criá-lo em contas Adobe ou Canva, se for como um download de PDF ou algo que possa ser preenchido. E também poder colocá-lo no site. Ou usando software como MailChimp para começar a criar a lista de e-mail. Porque eles precisam construir seu próprio público, basicamente.
Júlia Chanteray
Sim. Então, aquela parte técnica de formatar uma isca digital, configurá-la para que as pessoas possam realmente obter as iscas digitais e serem adicionadas à lista. Além de configurar o MailChimp ou a distribuição de e-mail, você poderia dar tudo isso para um VA e não teria que aprender essas coisas sozinho.
Jane de Vos
Não. Então, se você não quer aprender e não tem tempo, então existem VAs que farão, por exemplo, um pacote de lead magnet, um pacote de boletim informativo, você sabe, até em suas taxas, ou você pode ter como parte de sua contratação com um VA, uma de suas tarefas mensais ou semanais é fazer a automação e a isca digital.
Júlia Chanteray
Certo, perfeito. Essa é uma dica muito boa de como lidar com isso, mas o empresário ainda precisa pensar na ideia e escrevê-la.
Jane de Vos
Sim, ou você também pode contratar um redator.
Júlia Chanteray
OK. E um VA ajudaria com isso? Encontrar um bom redator?
Jane de Vos
Normalmente, sim, acho que existem grupos no Facebook e suas redes que funcionam, onde eu também frequento, existem VAs especializados em direitos autorais também. Então, só depende, eu não diria que existe um VA que faz tudo de maneira incrível. Portanto, você precisa ter certeza de que possui os recursos certos.
Júlia Chanteray
Parece que todos vocês saem juntos e dizem: Ah, você pode me ajudar neste projeto e conseguir pessoas que tenham habilidades realmente boas, para trazer outros freelancers? Porque você pode passar horas tentando procurar uma pessoa de confiança para fazer algum copywriting ou fazer a parte técnica. A economia de tempo.
Ok, quando alguém é mais ambicioso e deseja crescer rapidamente, você diria que um VA poderia lidar com a configuração de vários funis de lead magnet? Automações complexas? É justo que o seu VA normal possa fazer? Ou isso é coisa de especialista? Ou é um tipo específico de VA? Que tipo de ajuda você precisaria para isso?
Jane de Vos
Eu pessoalmente contrataria um VA técnico mais experiente com experiência nisso, porque você não quer perder tempo se quiser fazer isso rapidamente.
Júlia Chanteray
OK. E se você tivesse um VA, que estava ajudando você com a administração, eu estaria certo ao dizer que, se você desse para eles fazerem, poderia ser pedir que eles fizessem demais? E eles podem ficar tipo, oh meu Deus, o que é isso?
Jane de Vos
Sim, definitivamente. Às vezes você pode, especialmente se eles estão começando, se você for proprietário de uma empresa que tem, por exemplo, todos os procedimentos documentados de como você faz as coisas. Os VAs são muito bons em acompanhar o que está lá e aprender no trabalho. Porque é por isso que eles amam o que fazem, porque querem aprender todos os sistemas diferentes e poder atender mais clientes. Mas acho que se for mais tecnológico, eu definitivamente seguiria um caminho mais tecnológico. E você pode ter mais de um ao mesmo tempo. E também tem gente que tem agências onde contam com todos os diferentes setores da equipe. Assim, eles podem ligar para a pessoa de que precisam para atender aquele cliente também.
Júlia Chanteray
Tudo bem, então seria uma agência VA e eles teriam especialistas. Sim? Isso é mais caro?
Jane de Vos
Normalmente, você receberia uma retenção de 20 horas. Mas, por exemplo, você poderia ir até eles e dizer: estou montando um novo produto, preciso resolver o lançamento e o marketing. E eles teriam todo o plano do projeto e colocariam os recursos de que precisam e depois lhe dariam um orçamento.
Júlia Chanteray
Excelente, bom. E quanto ao lado da promoção? Então conversamos sobre como configurar coisas no seu site e se você cuidar do LinkedIn para mim, e quando eu lhe der coisas para publicar no LinkedIn, você faz isso. Embora esse seja um dos meus pontos fracos em divulgar coisas. Mas conte-me sobre o tipo de coisas que um VA pode fazer para promover o negócio e divulgar a notícia.
Jane de Vos
Portanto, dependendo de onde seus clientes-alvo estão, você pode ter uma ferramenta de agendamento em funcionamento. Então, algo como se for mais criativo, ou colocar um plano baseado em produto para o Instagram, ou uma sugestão mais inteligente, faz todos os diferentes canais sociais para que as coisas sejam programadas. Então, o VA poderia realmente estar criando o conteúdo no Canva, ou em outros lugares, ou tirando fotos de produtos ou depoimentos, colocando-os em um software, que então você aprovaria ou, se souber como funcionam, basta ir e seguir em frente. isto. E eles podem ter tudo agendado. E está tudo feito.
Júlia Chanteray
Então sim. Então, definitivamente, promoção nas redes sociais, juntando tudo isso. E quanto a outras promoções, como networking ou busca de referências?
Jane de Vos
Sim, isso também é possível. Acho que existem muitos grupos principalmente no Facebook, e também grupos no LinkedIn, aos quais eles têm acesso e nos quais poderiam ajudar. Ok, ou criar um grupo no Facebook e garantir que as pessoas sejam legais nele, e tudo depende de você. Portanto, eles poderiam ser como moderadores ou administradores em nome do cliente. Portanto, entre também e incentive proativamente as pessoas a discutir coisas e dar feedback sobre os produtos.
Júlia Chanteray
Ok, muitas coisas. E, de modo geral, qual você veria como o nível de investimento que alguém poderia fazer em diferentes estágios do negócio para conseguir um VA ou um gerente de negócios online para ajudá-lo?
Jane de Vos
Então, acho que inicialmente, quando você está literalmente começando, o VA é a primeira pessoa que você traz a bordo, eu faria com que eles fizessem como todas as partes administrativas. Então como eu disse, você sabe, comece com talvez 10 a 20 horas por mês, só para você se acostumar também a delegar e dar trabalho porque isso leva um pouco de tempo. E então, dependendo de quando você tiver o lançamento do produto, contrate alguns outros empreiteiros, conforme necessário. E eles podem ser apenas baseados em projetos. Então, eu trabalhei com pessoas, onde é um período de três meses porque sabemos que é quando é o lançamento. Então eu entro, gerencio a equipe dos empreiteiros, enquanto eles fazem isso, aí eu termino e eles continuam com o dia a dia normal.
Júlia Chanteray
E conte-nos sobre o lado financeiro disso quando estiver pensando em quanto investimento seria, porque sei que isso é uma preocupação para alguém, especialmente se você nunca teve uma equipe ou freelancers trabalhando para você antes. Você consegue manter todo o dinheiro do seu negócio e se acostuma com isso. E então, de repente, é como, ah, bem, dê dinheiro a outra pessoa. E você não quer necessariamente fazer isso. Como seria isso?
Jane de Vos
Então, direi normalmente uma espécie de VA geral, acho que provavelmente tenho um orçamento entre £ 500 e £ 1.000 por mês. Trabalhando inicialmente com a OBM, eu orçaria £ 1.500 libras por mês como inicial. E isso é o básico. E então, se for um projeto que leva ao lançamento de um produto, provavelmente injete outro tipo de 25% no tempo.
Júlia Chanteray
Certo. Então, isso seria um grande envolvimento, mas você também poderia simplesmente mergulhar o dedo do pé na água e procurar alguém na extremidade inferior da escala e custaria cerca de £ 250 – £ 300 por mês. Só para você começar.
Jane de Vos
O que tenho visto em um boletim informativo quinzenal e postagens em mídias sociais. Normalmente custa cerca de £ 250 por mês, como um pacote de um VA.
Como obter ajuda de Jane de Vos
Jane deixou de ser assistente virtual e agora ajuda clientes como Diretora de Operações, trabalhando mais no nível de resolução de problemas e processos. Aqui está ela local na rede Internet.
Como usar um assistente virtual no seu negócio
Já trabalhei com vários assistentes virtuais e não consigo imaginar administrar meu negócio sem alguém para ajudar dessa forma. Isso significa que você pode se mover muito mais rápido e realizar muito mais. Incluindo todas as tarefas que não estão em seu Zona do Gênio.
Se você deseja se concentrar no trabalho do cliente, ser mais produtivo ou obter ajuda para construir seu ecossistema de produtos, trabalhar com um assistente virtual é um dos primeiros passos para construir um negócio de sucesso.
Delegação radical
Depois de instalar um assistente virtual, é útil começar a pensar no que mais você pode delegar ainda mais a ele ou trazer outras pessoas para ajudar a realizar as tarefas. Aqui está a história de um cliente que experimentou delegação radical.
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Autor: Júlia
